Artikel Otomatisasi Perkantoran

Artikel Otomatisasi Perkantoran

*) Pengertian Otomatisasi Kantor

• Otomatisasi kantor didefinisikan oleh O’Brien ( 1996 ) sebagai system informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan-pesan, dokumen-dokumen dan komunikasi elektronik lainnya diantara individual, grup-grup kerja dan organisasi.
• Otomatisasi kantor merupakan penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang didalam dan diluar perusahaan untuk meningkatkan perusahaan.

·         Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia otomatisasi berarti penggantian tenaga manusia dengan tenaga mesin yang secara otomatis melakukan dan mengatur pekerjaan sehingga tidak memerlukan lagi pengawasan manusia.

·         Otomatisasi kantor adalah penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan antara komunikasi informal dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitasnya.

·         Waluyo menjelaskan bahwa era otomatisasi perkantoran dimulai bersamaan dengan berkembangnya teknologi informasi, penggunaan perangkat komputer untuk keperluan perkantoran.

·         Sistem otomatisai kantor didefenisiskan sebagai sistem informasi berbasis teknologi komunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusika pesan, dokumen dan komunikasi elektronik lainnya antar individu, kelompok kerja dan organisasi.

Otomatisasi kantor terdiri atas semua sistem elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada di dalam maupun di luar perusahaan. Orang yang berada dalam satu kantor dapat menggunakan otomatisasi kantor untuk berkomunikasi dengan orang yang berada dalam kantor perusahaan lain. Berikut konsep dari otomatisasi kantor:

1.      Proses yang terjadi di perkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.

2. Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah tanpa rencana menuju aplikasi yang terencanan dan terpadu.
3. Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
4. Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.
5. Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.

*) Manfaat Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi kantor terkait dengan berbagai komponen dalam menangani informasi mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Berikut ini beberapa manfaat yang diperoleh perusahaan dalam pemanfaatkan sistem otomatisasi perkantoran:

1.      Menyelesaikan pekerjaan kantor dengan lebih cepat.

2. Mengurangi kebutuhan akan staf dalam jumlah besar.
3. Memerlukan sedikit tempat menyimpan data.
4. Beberapa orang dapat memperbarui data secara bersamaan dalam hal perubahan jadwal.

*) Tujuan Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi kantor mempunyai tujuan sebagai berikut:

1.      Penggabungan penerapan tekonologi.

2. memperbaiki proses pelaksanaan pekerjaan di kantor.
3. Meningkatkan produktifitas dan efektivitas pekerjaan.
4. Otomatisasi kantor memberikan kemampuan antar manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik dalam memecahkan masalah.
5. Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

Untuk tujuan yang lebih rinci untuk masa kini adalah sebagai berikut:

1.      Pendapatan yang lebih tinggi dengan biaya yang lebih murah.

2. Komputer menunda penambahan tenaga pegawai akibat beban pekerjaan yang meningkat karena kemampuan komputer yang fleksibel.
3. Pemecahan masalah kolompok atau tim.
4. Cara otomatisasi kantor berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah.
5. Dapat digunakan sebagai pelengkap bukan pengganti.
6. Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, otomatisasi kantor bukan tanpa keterbatasan, tetapi otomatisasi kantor tidak akan dapat menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional seperti percakapan tatap muka, percakapan telefon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya.

*) Macam-Macam System Otomatisasi Kantor

Ø  System Komunikasi Elektonik 

System komunikasi elektronik (electronic communication system ) merupakan system teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi diantara individu, grup-grup kerja dan organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam system ini adalah e-mail, voice mail, facsimile dan bulletin board system. Bulletin board system (BBS) adalah suatu lokasi lewat jaringan internet yang memungkinkan suatu pesan disimpan di lokasi dan selanjutnya dapat diakses dan didesain oleh orang lain.

Ø  System Kolaborasi Elektronik

Sytem kolaborasi elektronik adalah suatu system yang tidak hanya pertukaran komunikasi atau pesan, tetapi juga bagaimana informasi atau pesan tersebut digunakan untuk bekerja sama. Contoh aplikasi yang ada pada OA, yang tergolong dalam system kolaborasi adalah teleconference dan telecommuting. Telecommuting adalah kolaborasi elektronik yang digunakan oleh pekerja yang bekerja dari jarak jauh dengan kantornya.

Ø  System Publikasi Dan Pengolahan Imej Elektronik

System publikasi elektronik (electronic publishing system) adalah penggunaan teknologi informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. Yang termasuk aplikasi dari system pubikasi dan pengolahan imej elektronik adalah desktop publishing, elektonik document management, presentase graphics dan multimedia presentation.

Elektonik document management (EDM) merupakana system penyimpanan document yang membentuk basis data imej (image database) yang nantinya dapat diakses dan diproses kembali. Presentation graphic digunakan untuk menampilkan grafik yang akan dipresentasikan. Sedangkan multimedia presentation tidak hanya mempresentasikan grafik saja, tetapi memungkinkan untuk mempresentasikan dalam beberapa bentuk media seperti teks, grafik, foto, suara dan video. 

Ø  System Pengolahan Kantor.

System pengolahan kantor (office management systems) merupakan system kantor otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikan aktivitas-aktivitas kerja mereka. Yang termasuk dalam system ini adalah desktop accessories dan electronic scheduling atau kalender elektronik. Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti kalkulator, kalender, jam, notepad, daftar nomer telepon dan daftar jam janjian. Electronic scheduling membantu pemakai-pemakai system ini untuk mengatur skejul kerja mereka.

Ø  System Elektronik Formal

Didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. Diterapkan diseluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan SIM.

Ø  System Elektronik Informal

Tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem OA ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri, mirip dengan DSS.

Ada 11 aplikasi otomatisasi kantor yang telah diketahui, yaitu:
1. WORD PROCESSING
2. ELECTRONIK MAIL
3. VOICE MAIL
4. ELECTRONIC CALENDARING
5. AUDIO CONFERENCING
6. VIDEO CONFERENCING
7. COMPUTER CONFERENCING
8. FACSIMILE TRANSMISSION
9. VIDEOTEXT
10. IMAGE STORAGE AND RETRIEVAL
11. DESKTOP

Sumber:

ü  http://queen88-ely.blogspot.com/2010/11/otomatisasi-kantor.html

ü  http://anugerahdino.blogspot.com/2014/10/pengertian-otomatisasi-perkantoran.html

ü  http://siajilesmana.blogspot.com/2013/11/artikel-tentang-otomatisasi-artikel.html