Administrasi Perkantoran (Kantor dan Tata Ruang Kantor)

1. Pengertian Kantor dan Tata Ruang Kantor

Pada umumnya kantor dikaitkan dengan tata usaha. Berikut ini akan dijelaskan terlebih dahulu mengenai pengertian kantor dari berbagai referensi, diantaranya yaitu:

1.    Moekijat (1997:3), kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tatausaha. Dengan nama apapun juga tempat tempat tersebut mungkin diberikan.

2.    Prajudi Atmosudirdjo (1982:25), kantor adalah unit organisasi yang terdiri atas tempat, staf personnel, dan operasi ketatausahaan, guna membantu pimpinan.

3.    Kallaus & Keeling (1991:2), office is function, where interdependent systems of technology, procedures, and people are at work to manage one of the firm’s most vital recosurces information.

4.    Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan atau juga disebut tempat bekerja.

Dari definisi-definisi di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa kantor adalah tempat diselenggarakanya kegiatan tata usaha di mana terdapat ketergantungan sistem antara orang, teknologi, dan prosedur untuk menangani data dan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkan.

Sedangkan tata ruang kantor menurut Ida Nuraida, SE dalam bukunya Manajemen Administrasi Perkantoran adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor pada luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia untuk memberikan sarana bagi pekerja.

The Liang Gie dalam bukunya yang berjudul “ Administrasi Perkantoran Modern”  menyebutkan bahwa tataruang perkantoran adalah penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai.

Untuk memperjelas pengertian tataruang perkantoran itu dapat dikutipkan dua perumusan yang berikut:

1.    “ Office layout may be defined as the arrangement of furniture and equipment within available floor space” (Tataruang perkantoran dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia.)

2.    “Office layout is determination of the space requirements and of detailed untilization of this space in order to provide a practical arrangement of the phisycal factors considered necessary for the execution of the office work”. ( Tataruang perkantoran adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaan secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak)

Dengan penggunaan ruang yang baik proses alur pekerjaan yang efektif dan efesien, maka tujuan tata ruang kantor adalah sebagai berikut :

I. The Liang Gie

• Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin.
• Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secara lancar
• Kesehatan dan kepuasaan bekerja para pegawai dapat terpelihara
• Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan
• Seluruh ruang dipergunakan secara efesien untuk keperluan pekerjaan
• Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi tersebut2
• Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperluka (The Liang Gie, 1988:207)

II. Geofrey Mills dan Standingford

Dua orang ahli dari Inggris menegaskan bahwa tujuan tata ruang kantor yang baik bagi suatu kantor adalah :

• Persyaratan peraturan perundang-undangan dipenuhi
• Setiap ruangan dipergunakan sehingga bermanfaat besar
• Kondisi kerja yang baik disediakan bagi setiap orang
• Memudahkan pengawasan untuk dapat melihat staf yang bekerja
• Rasa memiliki dan loyalitas pada kelompok kerja terpelihara
• Komunikasi  dan arus kerja diperlancar
• Operasi yang bising dan mengganggu dipisahkan tersendiri
• Saling mengganggu antar pegawai dihindarkan
• Menyediakan pelayanan yang baik, misalnya listrik, telepon
• Memberikan keamanan (The Liang Gie, 1988:208)

2.    Tujuan Pengaturan Tata Ruang

Apabila dirinci maka manfaat tata ruang kantor antara lain adalah:

1.      Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena prosedur kerja dapat dipersingkat.

2.      Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.

3.      Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien.

4.      Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu, atau oleh suara bising lainnya.

5.      Menciptakan kenyamaan bekerja bagi para pegawai.

6.      Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung.

7.      Mengusahakan adanya keleluasaan bagi:

a.       Gerakan pegawai yang sedang bekerja.

b.      Kemungkinan pemanfaatan ruangan bagi keperluan lain pada waktu waktu    tertentu.

c.       Kemungkinan perkembangan dan perluasan kegiatan di kemudian hari. (Komarudin, 1985:163)

5.         Asas Pokok Tata Ruang Kantor

Seorang ahli tataruang pabrik Richard Muther merumuskan 6 asas pokok tata ruang pabrik yang terbaik. Walaupun asas-asas itu diperuntukan bagi tempat kerja yang tugasnya menghasilkan suatu barang, namun dengan penyesuaian sepenuhnya dapatlah beberapa di antaeanya di jadikan dasar bagi tataruang perkantoran. Beberapa asas itu ialah :

a.    Asas mengenai jarak terpendek.

Dengan tidak mengabaikan hal-hal yang khusus, suatu tataruang yang baik ialah yang memungkinkan proses penyelesaian sesuatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek-pendeknya. Dalam hal ini garis lurus  antara 2 titik adalah jarak yang terpendek. Dalam menyusun tempat kerja dan menempatkan alat-alat, hendaknya asas ini dijalankan sejauh mungkin.

b.    Asas mengenai rangkaian kerja.

Dengan tidak mengabaikan hal-hal yang khusus, suatu tataruang yang terbaik ialah yang menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Asas ini merupakan kelengkapan dari asas mengenai jarak terpendek. Jarak terpendek tercapai kalau para pekerja atau alat-alat di taeruh berderet deret menurut urutan proses penyelesaian pekerjaannya.

c.    Asas mengenai pengunaan segenap ruang.

Suatu tata ruang yang terbaik ialah yang mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada.

d.    Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja.

Dengan tidak mengabaikan hal-hal yang khusus, suatu tata ruang yang terbaik ialah yang dapat di ubah atau di susun kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak memakan biaya yang besar.

Demikianlah beberapa asas yang harus dijadikan pedoman kalau hendak menyusun tempat kerja yang baik untuk karja perkantoran.

Sebagai langkah pertama dalam merencanakan tataruang kantor, hendaknya harus diketahui hubungan satua yang melaksanakan tatausaha itu engan satuan-satuan lainnya. Demikian pula henaknya diperhatikan sifat pekerjaanitu. Ini perlu untuk itu ada beberapa pedoman sebagai berikut :

1.    Satuan-satuan yang tugas pekerjaannya memang khusus melayani public henaknya ditaruh di tempat yang mudah di atanggi orang-orang luar itu tanpa menganggu satuan-satuan lainnya. Satuan-satuan yang demikian itu pada perusahaan misalnya kas yang harus malakukan atau menerima pembayaran-pembayaran ; pada dinas pemerintah misalnya suatu bagian yang mengurus perizinan, tempat yang mudah diatnggi biasanya diruangan terdepan geung yang bersangkutan. Kalau penempatan di ruang depan tiak mungkin hedaknya dibuatkan papan penunjuk yang akan membawa public ke bagian itu,

2.    satuan-satuan yang pekerjaannya berhubungan erat satu sama lain hendaknya dikelompokan pada satu tempat, terutama pada gedung yang bertingkat-tingkat penempatan pada lantai yang sama harus dilakukan. Dengan demikian kelancaran pekerjaan dan jarak terpendek dapat terjamin, bagi public hal ini juga merupakan pelayanan yang baik, karena mereka tak usah monar mandir atau naik turun tangga kalau harus pergi daei satu bagian lain.

3.    Satuan pusat yang mengerjakan semua kerja ketata usahaan dari organisasi itu hendaknya diberi tempat di tenggah-tenggah, sehingga satuan-satuan lainnya dapar mudah menghubunginya.

4.    Satuan yang tugas pekerjaannya bersifat sangat gauh, misalnya sebuah percetakan henaknya di jauhkan dari satuan-satuan lainnya, lebih-lebih satun yang banyak menjalankan pekerjaan otak, misalnya bagian perencanaan.

3.          BENTUK-BENTUK TATA RUANG KANTOR

     I.      Tata Ruang Tertutup

Suatu tata ruang dikatakan terpisah-pisah atau tertutup apabila susunan ruang untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa bagian.

Keuntungannya:

1).    Moral pekerja atau staf tetap terjaga.

2).    Pekerjaan yang sifatnya rahasia tetap terjaga.

3).    Menghindari gangguan dari pekerja satu ke yang lainnya.

4).    Pimpinan akan lebih tenang dalam mengerjakan tugasnya karena tidak terganggu oleh kegiatan para karyawan.

Kelemahannya:

1).    Pengawasan lebih sulit dilakukan karena terhalang oleh penyekat.

2).    Cahaya sulit masuk dan udara sulit beredar sehingga suasana lebih pengap dan gerah.

3).    Apabila diperlukan tukar tempat antara bagian yang satu dengan bagian yang lain sulit dilakukan dan sulit merubah ruangan.

4).    Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantorataupun perubahan mengenai proses penyelesaian suatu pekerjaan agak sulit menampungnya.

   II.      Tata Ruang Terbuka

Dalam susunan ini ruang yang dipergunakan untuk ruang bekerja tidak dipisah-pisahkan atau tidak menggunakan penyekat, tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka sehingga semua yang bekerja tampak mudah diamati dari satu sudut pandang.

Keuntungannya:

1).    Pengawasan lebih mudah dan efektif terhadap segenap pegawai.

2).    Hubungan antar pegawai cepat dan mudah.

3).    Memperlancar arus pekerjaan dari meja satu ke meja yang lain tanpa orangnya harus mondar-mandir meninggalkan tempat kerja.

4).    Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar.

5).    Mudah merubah ruangan.

6).    Perubahan organisasi menyebabkan perubahan tata ruang dapat dilayani dengan cepat dan luwes.

7).    Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantoragak sulit menampungnya, karena ruangan terbatas.

Kelemahannya:

1).    Dapat merendahkan moral atau staf. Karena cara hidup yang diawasi terus menerus.

2).    Akan mengurangi keamanan bagi pekerjaan rahasia.

3).    Pekerja akan kehilangan kepribadian.

4).    Apabila ada pekerja yang ngbrol dan bermalas-malas antar teman sekerja dapat menggangu yang lain.

5).    Peralatan kantor yang dapat menimbulkan suara gaduh akan menggangu pekerjaan lainnya yang membutuhkan ketenangan.

6).    Pimpinan lebih terganggu ketenangan kerjanya, jika dibandingkan dengan ruang tertutup.

6.         Prinsip-prinsip Tata Ruangan

     Ada beberapa prinsip tata ruangan, yaitu :

1.         Aliran pekerjaan yang sederhana yang membatasi mobilitas pegawai dan menghemat       kertas seminimum mungkin.

2.         Ruang lantai harus bebas dari rintangan.

3.         Meja dapat dengan mudah dilihat oleh pimpinan.

4.         Perlengkapan kerja berada di dekat penggunanya.

5.         Jumlah jalan atau koridor yang memadai dan luasnya juga memadai.

6.         Pastikan semua meja mendapatkan penerangan yang cukup.

7.         Mesin bersuara gaduh  harus dipisahkan dari ruangan.

8.         Tata ruang harus menyenangkan.

7. FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI TATA RUANG

    1. Perencanaan Cahaya

Penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan, diantaranya:

a.     Hasil pekerjaan atau produktivitas bertambah.

b.     Kualitas pekerjaan lebih baik.

c.      Kesalahan-kesalahan berkurang.

d.     Semangat kerja pegawai lebih baik.

e.      Mengurangi ketegangan dan kelelahan.

f.       Prestise lebih baik untuk perusahaan.

    2. Perencanaan Warna

Dengan menggunakan warna yang tepat dan baik akan diperoleh keuntungan diantaranya:

a.     Kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik pandangan

b.     Mempunyai akibat yang tidak langsung terhadap efisiensi dan produktivitas pegawai.

c.     Mencegah kesilauan akibat cahaya yang berlebihan.

d.     Memelihara kegembiraan, ketenangan dan semangat bekerja pegawai.

e.     Mengurangi rasa tertekan sehingga pegawai merasa lega dan bebas.

Para ahli membedakan tiga warna pokok, yaitu:

a.      Warna merah adalah warna yang menggambarkan panas dan kegembiraan dalam kegiatan kerja. Warna merah dapat digunakan bagi alat untuk merangsang panca indra dan jiwa agar semangat dalam melaksanakan suatu pekerjaan.

b.      Warna kuning adalah warna yang menggambarkan kehangatan matahari dan berfungsi untuk merangsang mata dan syaraf, sehingga dapat menimbulkan perasaan riang gembira dengan melenyapkan perasaan tertekan.

c.       Warna biru sebagai warna dari langit dan samudera yang menggambarkan ketentraman dan keluwesan. Warna ini mempunyai pengaruh mengurangi ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah.

Menurut Nadine Todd mengatakan bahwa warna memberikan pengaruh terhadap tamu yang datang, diantaranya:

a.      Kepercayaan terhadap kantor

b.      Efisiensi atau produktifitas

c.       Moral

  

    3.Perencanaan Udara

Dengan pengaturan udara yang tepat dan baik maka diperoleh keuntungan-keuntungan, diantaranya:

a.      Kenyamanan bekerja pegawai terjamin

b.      Produktivitas kerja yang lebih tinggi

c.       Kualitas pekerjaan yang lebih baik

d.      Semangat kerja yang lebih tinggi

e.      Kesehatan pegawai terpelihara dengan baik

f.        Kesan yang lebih baik dari para tamu

    4.Perencanaan Suara

Dengan suara gaduh berakibat pada:

a.    Gangguan mental dan saraf bagi pegawai

b.    Kesulitan mengadakan konsentrasi

c.     Kesalahan yang lebih banyak

d.     Kelelahan yang bertambah

e.     Semangat kerja pegawai berkurang

Untuk mengatasi faktor suara yang sering mengurangi efisiensi kerja para pegawai, hendaknya diperhatikan hal berikut:

a.    Langit-langit atau dinding ruang dipakai lapisan-lapisan penyadap suara

b.    Mesin-mesin tik dibawahnya diberi alas karet busa tipis

c.     Pesawat telepon dibuatkan bilik kecil yang tertutup rapat

d.     Lantai-lantai ruang sebaiknya diberi alas karet atau semacam tegel dari bahan yang tidak banyak meneruskan suara.

4. Kekurangan dan Kelebihan TATA RUANG KANTOR

Ø Tata Ruang Kantor Berpanorama/bertaman

Yang dimaksud dengan Tata Kantor Berpanorama adalah ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman,dekorasi dan lainnya. Bentuk ruangan kantor berhias ini mengusahakan agar lingkungan ruangan perkantoran nampak seperti pemandangan alam terbuka dan benar-benar merupakan lingkungan yang nyaman, menyenangkan dan ekonomis dalam pemanfaatan ruangan.

·         Keuntungan tata ruang kantor berhias atauberpanorama :

1. Para pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja

2. Ketegangan syaraf dapat berkurang ataudihindarkan

3. Kebisingan dan kegaduhan dapat berkurangatau dihindarkan

4. Produktivitas kerja dapat meningkat, pekerjaan dilaksanakan dengan efesien sehingga tujuan organisasi dapat mudah dicapai

·         Kerugian tata ruang kantor berhias atau bertaman/berpanorama :

1. Biaya cukup tinggi untuk mengadakan tamandan dekorasi lainnya.

2. Biaya pemeliharaan tinggi

3. Memerlukan tenaga ahli yang tidak mudah dantidak murah

4.Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk tata ruang kantor berkamar, tata ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor berhias. Tata ruang gabunagn ini perlu dipertimbangkan karena ketiga bentuk tata ruang mempunyai keuntungan dan kerugian yang ada, dapat diciptakan tata ruang kantor gabungan.

Ø Tata Ruang Kantor Terbuka

Yang dimaksud dengan Tata Ruang Kantor Terbuka adalah ruangan besar untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa pegawai yang bekerja bersama-sama diruangan tersebut tanpa dipisahkan oleh penyekat.

·         Keuntungan tata ruang kantor terbuka

1. Mudah dalam pengawasan, pengaturan cahaya, udara, pengaturan warna dan dekorasi

2. Luwes atau fleksibel apabila diperlukan perubahanruangan dan tidak memerlukan biaya tinggi

3. Mudah untuk mengadakan hubungan langsung, pengawasan, penyeragaman kerja dan pembagian peralatan kerja.

4. Biaya lebih hemat atau murah untuk pemeliharaan : ruangan kerja, penggunaan kelengkapan ruangan dan peralatan, penggunaan telepon dan lain-lainnya.

·         Kerugian tata ruang kantor terbuka

1. Kemungkinan timbul atau terjadi kegaduhan atau kebisingan

2. Pegawai sulit untuk melakukan pekerjaandengan penuh konsentrasi

3. Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak nampak jelas

4. Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit dilakukan

5. Kemungkinan nampak adanya tumpukan-tumpukan berkas atau kertas dan peralatan kerja lainnya, sehingga mengakibatkan pemandangan yang kurang baik.

Ø Tata Ruang Kantor Berkamar 

Yang dimaksud dengan Tata Ruang Kantor Berkamar adalah ruangan untuk bekerja yang dipisahkan atau dibagi dalam kamar-kamar kerja.

·         Keuntungan tata ruang kantor berkamar adalah :

1. Konsentrasi kerja lebih terjamin

2. Pekerjaan yang bersifat rahasia, dapat lebih terjamin atau terlindungi.

3. Untuk menambah kewibawaan, status pejabatsehingga selalu terpelihara adanya kewibawaan pejabat/pimpinan.

4. Untuk menjamin keberhasilan kerja dan merasaikut bertanggung jawab atas ruangan dan merasa ikut memiliki.

·         Kerugian tata ruang kantor berkamar adalah:

1. Komunikasi langsung antar pegawai tidak dapat lancar, sehingga kesempatan untuk mengadakan komunikasi menjadi berkurang.

2. Diperlukan biaya yang lebih besar untuk biaya pemeliharaan ruangan, pengaturan penerangan dan biaya peralatan lainnya.

3. Pemakaian ruangan kurang luwes apabila ada perubahan dan perkembangan organisasi.

4. Mempersulit pengawasan.

5. Memerlukan ruangan yang luas.